Un export utile doit permettre de comprendre les ventes, les moyens de paiement et les corrections. Avant d’envoyer de nombreux fichiers, définissez avec le cabinet un jeu de documents cohérent, lisible et reproductible chaque période.
Le point de départ
Le nom commercial du logiciel ne suffit pas pour savoir quelles données sont disponibles. Demandez un exemple réel des exports et expliquez vos usages : plusieurs boutiques, vente sur place, commandes, remboursements ou paiements particuliers. Vérifiez aussi qui peut accéder aux données lorsque la personne habituelle est absente.
Une méthode utilisable au quotidien
Faites tester une période complète avant d’adopter votre procédure. Le cabinet doit pouvoir identifier la boutique, les dates, les totaux et le détail nécessaire à son travail. Nommez les fichiers de façon régulière et conservez les versions originales ; une correction manuelle doit rester explicable et distincte du fichier source.
Exemple de travail, à adapter
Exemple illustratif : un dossier mensuel contient un récapitulatif des ventes, un détail des règlements et une liste des corrections. Si une nouvelle extraction modifie un total, ajoutez une note précisant le motif et la date de remplacement. Envoyer les deux versions sans explication peut créer un doublon.
La décision à préparer
Demandez une confirmation claire sur les pièces attendues et les contrôles réalisés par chacun. Une connexion automatique annoncée ne dispense pas de vérifier la cohérence des informations. Le meilleur système est celui que votre équipe peut produire régulièrement et que le cabinet peut exploiter sans relance inutile.
À préparer pour votre échange
- Exemples d’exports réels
- Liste des accès autorisés
- Règle de nommage et de remplacement