Le chiffre affiché par la caisse ne correspond pas nécessairement aux encaissements visibles le même jour sur la banque. Le rapprochement consiste à expliquer chaque décalage, sans transformer un écart de calendrier en erreur de vente.
Le point de départ
Commencez par séparer les espèces, les cartes, les titres et les autres moyens de paiement. Votre journal de ventes décrit ce qui a été vendu ; votre relevé bancaire décrit ce qui a été encaissé. Les deux documents répondent à des questions différentes et doivent conserver leurs propres dates.
Une méthode utilisable au quotidien
Pour chaque remise, notez la période de ventes couverte, le montant brut, les frais éventuels et le montant net reçu. Classez les écarts entre décalages identifiés et anomalies restant à expliquer. Un tableau simple, mis à jour régulièrement, évite de refaire toute la recherche au moment du bilan.
Exemple de travail, à adapter
Exemple illustratif : une télécollecte de 1 250 € apparaît en banque pour 1 242 € deux jours plus tard. Les 8 € ne sont pas automatiquement une perte de caisse : recherchez le relevé de frais et le détail de la remise avant de conclure. Vérifiez aussi qu’aucune autre remise n’a été regroupée.
La décision à préparer
Demandez au cabinet comment transmettre les exports et qui examine les écarts non résolus. Définissez une personne responsable du contrôle, un rythme de revue et les pièces à conserver ensemble. Le bon résultat n’est pas un tableau forcé à zéro : c’est une explication traçable pour chaque différence.
À préparer pour votre échange
- Export de caisse par moyen de paiement
- Relevés de remises et de frais
- Liste des écarts datés et commentés