Les plateaux petit-déjeuner et commandes récurrentes peuvent développer votre activité, mais ils ajoutent un suivi différent de la vente au comptoir. La commande, la livraison, la facturation et le paiement doivent pouvoir être rapprochés.
Le point de départ
Définissez qui confirme les quantités et qui reçoit les documents chez le client. Pour les commandes régulières, notez la fréquence et les changements possibles. Un échange oral avec une personne ne suffit pas toujours à retrouver le bon interlocuteur lorsque le paiement tarde plusieurs semaines.
Une méthode utilisable au quotidien
Utilisez une référence commune sur vos documents internes. Tenez un état simple indiquant ce qui est livré, facturé et réglé. Faites préciser les règles de facturation applicables avec le cabinet, puis affectez chaque paiement à la bonne facture plutôt que de déduire un virement du total sans détail.
Exemple de travail, à adapter
Exemple illustratif : quatre livraisons de 85 € donnent 340 € à suivre. Un virement de 255 € peut correspondre à trois livraisons, pas à une remise commerciale. Avant de relancer, cherchez la référence du paiement et les documents déjà envoyés au client afin de formuler une demande précise.
La décision à préparer
Mesurez aussi le temps de préparation, le conditionnement et la livraison. Un client régulier est intéressant si les conditions sont compatibles avec votre production et votre trésorerie. Le cabinet peut vous aider à comparer l’activité supplémentaire aux coûts qu’elle entraîne, sur la base de données réellement collectées.
À préparer pour votre échange
- Commandes et preuves de livraison
- État des factures ouvertes
- Temps et frais spécifiques au client