Le versement d’un acompte ne signifie pas que la commande est soldée. Un suivi par commande évite de confondre réservation, encaissement, fabrication et livraison, surtout lorsque plusieurs personnes se relaient au magasin.
Le point de départ
Créez une référence unique dès la prise de commande. Rattachez-y le montant convenu, les versements reçus, la date prévue et les changements validés. Conservez uniquement les coordonnées nécessaires à la réalisation de la commande et utilisez un support partagé dont les accès sont maîtrisés.
Une méthode utilisable au quotidien
À chaque règlement, mettez à jour le reste à encaisser et notez le moyen de paiement. Lors de la remise du gâteau, vérifiez le statut de la commande. Le traitement comptable et fiscal des versements doit être défini avec votre cabinet ; le tableau opérationnel ne remplace pas cette validation.
Exemple de travail, à adapter
Exemple illustratif : un gâteau à 180 € fait l’objet d’un premier versement de 60 €, puis d’une modification acceptée portant le prix à 210 €. Le solde attendu devient 150 €. Sans historique de modification, la personne présente au retrait pourrait demander un montant erroné et créer un écart difficile à expliquer.
La décision à préparer
Faites régulièrement le point sur les commandes passées dont le solde reste ouvert. Certaines correspondent à une annulation, à un report ou à un oubli de mise à jour. Une liste fiable est plus utile qu’un total global impossible à rapprocher des gâteaux effectivement préparés et remis.
À préparer pour votre échange
- Référence et montant de commande
- Historique des versements et modifications
- Statut de livraison et solde restant