Une vente encaissée en titre-restaurant et son règlement peuvent être séparés dans le temps. Un suivi par opérateur aide à distinguer les montants en attente, les frais et les anomalies, sans considérer chaque décalage comme un impayé.
Le point de départ
Relevez ce que la caisse classe dans cette famille de paiement et rapprochez-le des informations reçues des opérateurs. Les libellés peuvent différer d’un système à l’autre. Gardez une nomenclature stable et identifiez les règlements regroupant plusieurs jours plutôt que de les affecter arbitrairement à une seule journée.
Une méthode utilisable au quotidien
Pour chaque période, partez du montant attendu, ajoutez les ventes concernées, puis retirez les règlements et les frais documentés. Le solde correspond aux montants restant à justifier ou à recevoir. Faites examiner à part les opérations refusées ou corrigées, en conservant les relevés qui expliquent leur traitement.
Exemple de travail, à adapter
Exemple illustratif : 1 800 € de ventes sont enregistrés pour un opérateur ; 1 746 € sont reçus avec un décompte de 54 € de frais. Le solde peut être expliqué entièrement. En revanche, sans décompte, il faut maintenir la différence dans les éléments à vérifier au lieu de la supprimer.
La décision à préparer
Convenez avec le cabinet du format de transmission et du rythme de contrôle. Votre objectif est de disposer d’une liste courte des montants anciens non rapprochés. Les conditions d’acceptation des titres et les règles applicables à vos produits doivent être vérifiées séparément auprès des interlocuteurs compétents.
À préparer pour votre échange
- Exports par opérateur
- Décomptes de règlement
- Montants anciens encore non rapprochés