Une même facture peut arriver par courriel, dans un colis et dans un espace fournisseur. Le risque de doublon vient souvent du circuit documentaire, avant même l’étape comptable ou le paiement.
Le point de départ
Identifiez les endroits où votre équipe reçoit les pièces. Une photo prise à la livraison peut être utile, mais elle ne doit pas devenir une deuxième facture lorsque le PDF arrive ensuite. Choisissez un point d’entrée et un statut permettant de savoir qu’un document a déjà été transmis.
Une méthode utilisable au quotidien
Comparez le fournisseur, la référence, la date et le montant. Deux montants identiques ne prouvent pas un doublon ; deux références présentées différemment peuvent au contraire désigner la même opération. En cas de doute, examinez le document source et le relevé fournisseur avant de régler.
Exemple de travail, à adapter
Exemple illustratif : une facture de farine de 860 € est photographiée le mardi et transférée par courriel le jeudi. Si deux personnes traitent chaque canal séparément, le paiement peut être préparé deux fois. Une référence commune et un responsable de validation permettent de repérer le problème avant la sortie bancaire.
La décision à préparer
Demandez au cabinet quels contrôles de doublons sont disponibles et quels cas restent à votre charge. Le logiciel ne remplace pas la compréhension des avoirs, des acomptes ou des factures récurrentes. Conservez une liste des paiements préparés pour que la validation porte sur une vue complète.
À préparer pour votre échange
- Circuit unique de réception
- Références fournisseurs conservées
- Liste des paiements avant validation