Une promesse d’avoir n’est pas encore un document reçu ni un remboursement. Le suivi doit distinguer la réclamation, l’avoir émis et son utilisation dans un prochain règlement ou son remboursement effectif.
Le point de départ
Les écarts de livraison, erreurs de prix et marchandises refusées doivent être décrits avec leurs pièces. Notez la personne contactée chez le fournisseur et ce qui a été convenu. Sans suivi, le dossier peut disparaître dans les échanges alors que la facture initiale est déjà réglée.
Une méthode utilisable au quotidien
Tenez une liste indiquant la facture concernée, le montant réclamé, la date de demande et l’étape atteinte. Une fois l’avoir reçu, transmettez-le au cabinet et vérifiez son affectation. Ne déduisez pas arbitrairement une somme d’un règlement sans correspondance claire avec les documents et l’accord fournisseur.
Exemple de travail, à adapter
Exemple illustratif : une livraison comporte 90 € de produits manquants. Le fournisseur annonce un avoir, puis le relevé suivant présente toujours la totalité de la facture. La bonne action est de retrouver l’avoir ou de demander sa régularisation, pas d’enregistrer un remboursement qui n’existe pas encore.
La décision à préparer
À la fin du mois, examinez les demandes anciennes et les avoirs non utilisés. Cette revue sert autant à fiabiliser les comptes qu’à mesurer les incidents récurrents d’approvisionnement. Si un fournisseur exige trop de recherches pour chaque écart, intégrez ce temps dans votre appréciation du service rendu.
À préparer pour votre échange
- Facture et livraison concernées
- Avoir reçu ou attente identifiée
- Affectation au règlement vérifiée